BUROCRACIA INTERNA E PRODUTIVIDADE DE PESSOAL

Uma das dicas que tenho postado diariamente no Linkedin é o objeto deste artigo de hoje.

O tema é bem relevante e alguns pontos cruciais precisam ser destacados. Por isso, preferi o formato artigo que permite um pouco mais de texto.

A frase principal da dica do dia é: Evite burocracias internas exageradas.

É natural que sejam necessários procedimentos internos para garantir segurança, qualidade e checagem de informações.

No entanto, a produtividade dos advogados (tanto de empresas quanto de escritórios de advocacia) está diretamente ligada ao número de procedimentos internos que o profissional se vê obrigado a cumprir.

Advogados que atuam em "zonas mistas", como por exemplo, Controladoria Jurídica e Coordenação de equipes, tendem a cumprir maior número de fluxos porque precisam estar de acordo com as regras da área técnica,financeira e administrativa.

Por vezes, as linhas procedimentais dessas áreas são completamente diferentes e o profissional tem que imputar informações repetidas em controles diversos, gerando retrabalho.

Hoje utilizarei números para mensurar e qualificar a teoria acima exposta, partindo de uma base bem específica e restrita. O reembolso do advogado com despesas de deslocamento de táxi. Os dados seguirão abaixo:

Procedimentos:

- Área técnica: lançar valor de reembolso do deslocamento de táxi no sistema de gestão do escritório e anexar o recibo correspondente.

- Área financeira: todo reembolso deverá ser requisitado com a impressão da tela do sistema em que consta o lançamento juntamente com o recibo que deverão ser depositados na caixa de expediente do financeiro com a assinatura do responsável pela área.

Tempo estimado para a realização da atividade:

- Cumprimento do procedimento da área técnica:

a. Vincular o lançamento de reembolso ao processo: 5 minutos

b. Digitalizar o recibo e anexar ao lançamento: 10 minutos

- Cumprimento do procedimento da área financeira:

a. Imprimir tela do sistema com lançamento: 5 minutos

b. Anexar ao recibo, colher a assinatura do responsável (se ele estiver disponível no momento) e depositar no expediente: 10 minutos.

Análise dos dados:

Para cumprir os procedimentos exatos das duas áreas para um reembolso de táxi, o advogado gastou, aproximadamente 30 minutos.

Pensando que esse advogado teve que se deslocar, no mês, para 4 audiências, as burocracias internas demandaram do profissional 120 minutos, ou seja, 2 horas.

Um advogado júnior no estado de São Paulo, recebe um salário médio de R$3.140,00 (com 1 a 2 anos de formado). Sua hora, vale R$39,25 considerando um expediente de 20 horas semanais.

Compilando as informações extraídas, o escritório ou DJ gastou R$78,50 no mês para o profissional realizar atividades que não agregarão substancialmente no seu objetivo.

Consideramos aqui apenas um dos muitos procedimentos burocráticos que são comuns. Some este procedimento ao de pedido de pagamento de condenação, ao de requisição de protocolo de petição, ao de agendamento da sala de reunião.

Se a média de gasto com o profissional for a mesma do procedimento de reembolso, foram desembolsados ao advogado R$314,00 (com os 4 procedimentos elencados) para ele não atuar no que realmente foi contratado para fazer.

Ressalto que adicionei poucas ou nenhuma variável para precificar o exemplo. O cálculo foi realmente simplificado.

Depois desse breve estudo, compartilho com vocês algumas dicas práticas que podem baseadas no caso usado como exemplo.

- Uma reunião com os gestores do financeiro, da área técnica e sócios discutindo os procedimentos específicos de cada área e localizando saídas que atendam aos requisitos formais de cada área (da contabilidade com o financeiro, por exemplo), com certeza trará saídas que otimizarão o uso das informações em comum e poupará um tempo valioso desperdiçado.

- Utilizar pessoas específicas para procedimentos burocráticos. Assistentes administrativos e jovens aprendizes tem como objeto de seu trabalho atender burocracias, sejam elas internas ou externas.

- Tecnologias são bem vindas, sim. Manuseadas da forma correta possibilitam acesso amplo a informações e utilização destas por todas as áreas.

- Analise a viabilidade de dar autenticidade aos documentos digitais para que eles possam valer contabilmente.

- Use a comunicação e o bom senso, sempre. Procedimentos diferentes de áreas diversas tendem a gerar uma disputa irracional sobre qual deles é mais importante e não será passível de adaptações. Tenha sempre em mente que procedimentos têm a finalidade de trazer segurança a todos e essa é uma das poucas regras que não podem sofrer alterações.

Espero que a dica do dia tenha sido interessante para vocês.

Estou disponível para debates, opiniões e sugestões.

Até logo!

Fernanda Wakim Tannous

Sócia na TL Adsumus