COMO IMPLANTAR A CONTROLADORIA JURÍDICA – PARTE II

Há um tempo atrás postei aqui no Linkedin um artigo sobre implantação de Controladoria Jurídica em escritórios de médio e grande porte.

Recapitulando alguns pontos, os escritórios mencionados no artigo anterior têm algumas características diversas dos escritórios de pequeno porte como uma equipe jurídico/ administrativa para atividades meio, grande volume de processos (o que demanda gerenciamento diferenciado) e, muitas vezes, um profissional específico como Controller.

Ao contrário do que muitos imaginam a Controladoria Jurídica pode e deve ser implantada em escritórios de pequeno porte que queiram crescer ou mesmo naqueles denominados boutiques.

Conforme já explanado, a Controladoria Jurídica tem a finalidade de assessorar o gerenciamento do escritório. Trata-se de uma atividade com viés negocial e, para isso, necessita de um profissional com essas características.

Obviamente, escritórios de pequeno porte não necessitam de uma grande estrutura para execução de atividades jurídico/ administrativas, guarda e acompanhamento do sistema de gestão jurídica e emissão e análise de relatórios.

Nesses ambientes encontramos estagiários de direito e mesmo os advogados exercendo essas funções.

O ideal é que o papel do Controller seja, também, exercido por um advogado com experiência e perfil negocial e que essa atividade seja atribuída a um único profissional.

O advogado escolhido para a tarefa será responsável (e deverá receber essas atribuições gradativamente, como veremos) pela inserção de publicações no sistema de gestão jurídica, delegação de prazos, inserção de documentos no sistema escolhido pelo escritório e gerenciamento da padronização das informações constantes na plataforma.

Na grande maioria dos casos, o advogado atuante nessa função não possui apenas essa responsabilidade. Ele, possivelmente, terá prazos processuais a serem cumpridos e processos a serem acompanhados.

No entanto, ser Controller é uma grande responsabilidade e as atividades inerentes à função deverão ser cumpridas diariamente.

Por isso, o advogado que for denominado Controller, dificilmente terá uma carteira de processos com quantidade igual à de outro profissional que só atue com processos propriamente ditos.

Caso o escritório seja de pequeno porte e tenha a intenção de implantar a Controladoria Jurídica, inicie a concentração da leitura de publicações e delegação de prazos a um advogado.

Quando o advogado estiver habituado à função, planeje um treinamento com o suporte do software de gestão jurídica para que o funcionário saiba as funcionalidades do instrumento e possa iniciar a emissão de relatórios diários ou semanais.

Imprescindível se faz a padronização das informações inseridas no sistema escolhido pelo escritório. Por isso, em reunião com sócios e com a presença do Controller, os padrões deverão ser determinados para que os relatórios possam ser examinados de forma a atender o que o escritório necessita.

Não apenas o Controller, mas todos os funcionários responsáveis pelo uso da plataforma, deverão passar por treinamento para entender qual tipo de informação e de que forma ela deverá ser inserida.

Determine uma data de corte para a implementação da nova forma de trabalho. Os funcionários estarão cientes de que a partir daquela data, todas as informações deverão ser inseridas no sistema de acordo com o padrão adotado pelo escritório.

Toda e qualquer informação constante no sistema antes da data de corte será adequado aos novos padrões quando receber uma publicação ou demandar algum procedimento interno do escritório (Exemplo: inserção de copias na GED).

A partir da data estipulada pelo escritório, o Controller deverá emitir relatórios diários para analisar se as informações estão apresentadas de forma correta e de acordo com os treinamentos ministrados.

Caso haja erros (o que possivelmente acontecerá), o Controller será responsável por acionar o funcionário que se equivocou e entenderá o motivo do erro, podendo ser algo pontual por falta de atenção ou necessidade de repetição do treinamento em algum ponto que não ficou devidamente esclarecido.

Gradativamente, o Controller assumirá atividades correlatas às suas funções como criação de fluxos internos para solicitação de serviços administrativos, melhorias no sistema de gestão jurídica, análise de rentabilidade de clientes e funcionários e etc.

O Controller é uma função tática do escritório. Ele será o supervisor das atividades operacionais e responsável pelo auxílio dos sócios no gerenciamento do negócio. Por isso a figura deste gestor é imprescindível desde o início.

Interessante é que o profissional destacado para administrar essa função receba um treinamento sobre a importância da atividade e quais são os objetivos dos sócios com o trabalho a ser desempenhado.

Naturalmente, esse profissional estará a par das estratégias diárias, mensais e anuais dos sócios.

Notem que no caso de escritórios de pequeno porte, a implementação da Controladoria Jurídica pode ser feita de forma gradual, uma vez que adaptará a função à realidade atual do escritório.

Como o número de processos é menor nesses casos, a gestão dessas informações é feita de forma ainda mais personalizada e com grandes chances de beirar a perfeição.

Caso o escritório analise a situação e entenda que o interessante seja terceirizar a atividade, por não ter um profissional com as especificidades necessárias, também é possível.

Existem prestadores de serviços que realizam padronização de dados, controle de inserção de informações no sistema, controle de pauta de audiências, controle de pauta de diligências, contratação de profissionais correspondentes, emissão de relatórios e até criação de indicadores.

A maior diferenciação que podemos notar entre os escritórios de pequeno porte daqueles de médio e grande porte é que uma Controladoria bem implantada é capaz de proporcionar um crescimento organizado e estruturado para recepção de novos clientes e até carteiras de processos maiores.

Em resumo, um pequeno escritório implantando a área de forma gradual, com foco no treinamento do profissional que exercerá a função e com o acompanhamento regular do projeto, terá grande sucesso na empreitada.

No próximo artigo, trarei a importância da padronização das informações constantes no sistema de gestão jurídica, criação de taxonomia corporativa e a importância delas na gestão dos escritórios de advocacia.

Fernanda Wakim Tannous

Sócia na TL Adsumus