COMO IMPLANTAR A CONTROLADORIA JURÍDICA - PARTE I

A ilustre autora Samantha Albini discorre brilhantemente sobre a importância da Controladoria Jurídica em sua obra e em seus cursos. Falar mais sobre o assunto é realmente um desafio quando uma profissional extremamente qualificada o aborda.

Trazer ideias e discussões sobre uma área que vem crescendo e demonstrando cada dia mais a sua importância é necessária para a otimização de uma atividade.

Como por várias vezes foi discorrido, a Controladoria Jurídica tem papel essencial na análise gerencial dos escritórios de advocacia. Informações como rentabilidade de clientes, aumento ou diminuição de despesas, rentabilidade de funcionários são de suma importância para a gestão de um escritório que possui em seu escopo o crescimento e a qualidade na prestação de serviços.

Neste artigo, alguns detalhes para o sucesso da implantação da Controladoria Jurídica serão abordados.

É necessário que o dono de um escritório de advocacia amplie a visão negocial da sua empresa se quiser sobrepor a esmagadora maioria dos prestadores de serviços jurídicos disponíveis pelo país.

A dificuldade em aceitar um setor como a Controladoria Jurídica no interior do escritório é que ela não participa efetivamente da atividade fim do negócio e sim da atividade meio.

A Controladoria Jurídica pode ter vários tamanhos e funções dependendo do objetivo do escritório. Por exemplo: um escritório de pequeno porte não necessita de uma equipe grande de funcionários para realizar atividades jurídico/administrativas, mas precisa de um Controller que poderá, ou não, acumular mais funções.

Neste texto, discorrerei sobre a implantação de Controladoria Jurídica em escritórios de médio e grande porte. Em momento oportuno, falarei como uma Controladoria Jurídica pode ser implantada em escritórios de pequeno porte.

Escritórios de médio e grande porte costumam possuir uma equipe responsável pelas atividades jurídico/administrativas (contratação e controle de pauta de audiências, leitura de publicações, contratação de advogados correspondentes e cadastro de processos) que são supervisionadas pelo Controller.

O Controller tem como atividade principal municiar os sócios dos escritórios com relatórios e dados que auxiliem na gestão empresarial do negócio. Essa atividade poderá ser melhor desenvolvida por um advogado com visão de negócio, conhecimento amplo sobre a estrutura do escritório (financeiro, marketing, comercial) e que possua o embasamento técnico da atividade fim do negócio.

Um pequeno exemplo que poderia impactar na atividade seria a análise da necessidade real de uma diligência para cópias. O advogado, que possui conhecimento processual e material, tem a expertise para avaliar se uma cópia extremamente onerosa é realmente imprescindível. Nesse ponto, ele estaria auxiliando o escritório na redução de despesas (que dependendo da carteira de processos não são reembolsáveis) gerando ganhos para a banca.

Portanto, caso o escritório possua uma equipe específica de Controladoria Jurídica, seria de grande valia que o Controller fosse um advogado especializado em gestão.

O contrário é indicado quando olhamos para a equipe que desempenha o papel operacional da Controladoria Jurídica.

A tendência atual é que se dê preferência para profissionais ligados ao direito (estagiários e paralegais). No entanto, nem sempre o melhor do profissional é aproveitado. Estagiários e paralegais tendem a se desmotivarem de forma rápida, pois a maioria das atividades do operacional da Controladoria Jurídica necessitam de menos análise técnica e mais organização e agilidade.

A gama de profissionais que possuem conhecimento específico para determinadas áreas da Controladoria Jurídica e muito grande e precisa ser aproveitada se o escritório possui o objetivo que manter uma base de informação organizada e efetiva.

A atividade fim do paralegal e do estagiário não é cadastrar processos, por exemplo. Ele estuda ou estudou para produzir peças processuais, pareceres e outras atividades relacionadas à atividade fim do escritório.

O cadastro de processos poderia ficar a cargo de profissionais de Biblioteconomia, Arquivologia, Secretariado, Gestão de processos.

Nesse caso, tudo dependerá de um bom treinamento dado ao profissional. Essas áreas têm como escopo a organização e padronização de informações que é exatamente o essencial para uma base sem erros e que culmine em relatórios com informações precisas.

Porque um escritório de advocacia não pensa em saídas como essas? É uma questão cultural do mundo jurídico. É pré-estabelecido que apenas o estudante de direito ou o bacharel entendam das atividades exercidas pelo escritório de advocacia.

Hoje, especialmente com a digitalização dos processos judiciais, as informações que serão transportadas para o sistema de gestão do escritório estão na tela do Projudi, E-Saj e PJe (maiores sistemas utilizados pelos Tribunais de Justiça do país). É apenas uma questão de familiaridade com as nomenclaturas que poderá ser sanada com um glossário como material de apoio.

Não apenas o cadastro de processos, mas a contratação de audiencistas poderá ser realizada por um auxiliar administrativo desde que as informações corretas estejam lançadas no sistema interno da banca.

Apenas a leitura de publicações é aconselhável que seja feita por um estagiário com mais experiência ou mesmo um bacharel em direito que precisará analisar prazos processuais e agendar tarefas no sistema para o advogado executar.

O presente artigo tem a finalidade de auxiliar o dono de uma banca a implantar a área em seu negócio. Obviamente, muitas outras variáveis deverão ser levadas em consideração (o escritório possui software de gestão de processos, a base do software está organizada, os profissionais têm consciência de que as informações inseridas na base são de suma importância para as atividades das demais equipes?)

Posso afirmar por experiência própria que destacar um funcionário interno para a implantação desse setor não é a melhor saída. A rotina de um escritório não permite que um projeto dessa magnitude seja desenvolvido e executado plenamente. Portanto, não é recomendável que seja nomeado um Controller em seu escritório que ficará responsável pela criação, organização e implantação da Controladoria Jurídica. Esse funcionário designado fatalmente receberá outras funções ligadas ao dia a dia do escritório que o farão deixar o projeto em segundo plano.

Dessa forma, aconselha-se a contratação de um prestador de serviços que irá elaborar o projeto levando em consideração as características do escritório, que elaborará manuais de procedimento para desempenho das funções, ficará responsável pelo treinamento dos funcionários e monitorará a execução das atividades.

O assunto abordado nesse artigo é apenas um detalhe de uma construção gigantesca na implantação da área de Controladoria Jurídica.

Destaco que eu mesma possuía uma visão limitada das possibilidades que a implantação da Controladoria Jurídica traz quando bem feita.

Agradeço, imensamente, a minha amiga Laura Silveira que como bibliotecária especializada em escritórios de advocacia expandiu a minha visão e diariamente me ensina a sair da minha zona de conforto.

Hoje trabalhamos juntas e levando em consideração as experiências profissionais, a persistência e a busca incessante por aprimoramento temos desempenhado um grande trabalho de reestruturação de escritórios de advocacia.

Esse artigo possui a grande contribuição dela e a quem eu também o dedico.

Fernanda Wakim Tannous

Sócia na TL Adsumus